Znám pořadatele konferencí, kteří se přípravě věnují celý rok a mají na to speciální tým, na druhou stranu nám stačilo něco menšího, něco co nás posune dál, co si vyzkoušíme a strašně moc se na tom naučíme.Také už jsme měli zkušenosti s Hackatonem, který měl od účastníků velmi pozitivní feedback a tak jsem si řekl: "Jdem do toho!"

Základem byly prostory a termín

Prvním bodem bylo sehnat prostory, kde bychom mohli konferenci uspořádat. Naštěstí známe několik společností, které jsou komunitám otevřeny a podařilo se nám zabookovat zasedačku Praha ve Společnosti Microsoft s kapacitou pro 150 účastníků. Zázemí je skvělé a celková spolupráce byla úžasná. Jediné, co mě mrzí, že se nakonec konference musela přesunout do online režimu, ale věřím, že se nám to příští rok povede a účastníci si atmosféru prostorů užijí nejenom z videa.

Měli jsme prostory a pevný termín, řekli jsme představu celému Test Stack Crew a začali jsme připravovat road mapu, co je potřeba zabezpečit, do kdy a kdo bude připadnou aktivitu zastřešovat. Nastavily se pravidelné status cally, každou středu od 20:00, a na slack chanelu se oznámilo, že hledáme další dobrovolníky do organizačního týmu.

Úkoly a jedeme!

Rozdělily se první úkoly: Kdo bude jednat se sponzory, s cateringem; zajišťovat webové stránky, platby účastníků, prostory, zázemí a balíčky pro partnery a domlouvat speakery.

Popravdě, když jsem viděl první seznam, který vznikl po cca 3 hodinách na callu, měl jsem dost velké obavy, jestli to všechno stihneme. Práce většiny byla obrovská a největší podíl padl na Dana, který snad ani nespí. Vzpomínám si, že jsem se jednou připojil na organizační meeting z ovocného baru, kde jsem čekal, až dceři skončí narozeninová oslava. Mohl bych se rozepsat na 10 stránek, co se všechno připravovalo, ale pojďme dál.

Tím, že jsem v tu dobu obcházel potencionální partnery, postřehl jsem náznaky, že do hry vstupuje COVID-19. Několik partnerů stopnulo rozpočet - prostě se začalo něco měnit. Samozřejmě jsme hned řešili, co budeme případně dělat a dohoda byla taková, že budeme celou situaci sledovat. V době, kdy se firmy začaly přesunovat na HO, jsme dali dohromady plán B, který říkal:  "Pro účastníky jdeme do online a my se se speakery sejdeme v Microsoftu a uděláme to live."

COVIDe, COVIDe...

Začalo nové kolečko. Vrátit peníze účastníkům a probrat se sponzory, jestli s námi půjdou do online přenosu a co jim za to můžeme nabídnout. Nakonec přišla nabídka reklamního videa, které se pustilo v každé přestávce. Několik partnerů se nám také odhlásilo a bylo potřeba domluvit, jak vrátit sponzoring. Vše proběhlo díkybohu hladce - tím bych chtěl těmto společnostem poděkovat, a nakonec se podle vládních opatření snížil hromadný počet lidí na 10 a přišel finální plán, jak konferenci dostat k lidem - livestream. Nebáli jsme se toho, Dan má obrovské zkušenosti se streamováním a šlo tedy jenom o domluvu se speakery, vyzkoušení spojení, rozdělení rolí a být připraveni.

Jak se konference stala charitativní?

Jel jsem takhle do Principal Engineering a říkal jsem si, jestli můžeme udělat ještě něco navíc. Pak jsem si četl o tom, jak pořád není dostatek věcí pro lidi v první linii, jak lidé přicházejí o práci a tak mě to napadlo. Zavolal jsem Danovi a říkám mu: "Pojďme to udělat charitativní a peníze někam pošleme." Samozřejmě jsem nevěděl, kam konkrétně bychom ty peníze poslali, ale šlo o tu myšlenku. Pak jsme ten nápad prezentovali ostatním a bylo to. 

K celé konferenci: Dan byl moderátor a já jsem se snažil držet aspoň trochu komunikaci na youtube a zároveň si to užít. Také jsem průběžně informoval, kolik je na účtu vybráno a děkoval všem, kteří zaplatili. Ptáte se, kolik to bylo? Krásných 31 918,- Kč.

Autor:

Tomáš Přibyl

TestStack.cz